03.12.2026 «Кадровый архив в 2026–2027 годах: личные дела, документы по личному составу, КЭДО, хранение и уничтожение»

Цель семинара: систематизировать требования к формированию, оформлению, хранению и уничтожению кадровых документов и документов по личному составу, определить правила работы с личными делами работников и электронными кадровыми документами, подготовить кадровую службу к архивированию документов по итогам 2026 года.

Целевая аудитория: руководители и специалисты кадровых служб, специалисты по кадровому делопроизводству, делопроизводители, архивариусы, работники, ответственные за хранение кадровых документов и документов по личному составу

Программа семинара
1. Кадровые документы и документы по личному составу: разбираемся в понятиях
·         Что относится к кадровым документам.
·         Что законодательство об архивном деле понимает под документами по личному составу.
·         Кадровые документы и документы по личному составу: почему эти понятия не совпадают.
·         Какие кадровые документы относятся к документам по личному составу.
·         Какие документы по личному составу создаются не кадровой службой.
·         Документы о трудовой деятельности работников.
·         Документы по учету кадров.
·         Документы по оплате труда и другим выплатам.
·         Отдельные документы по охране труда как документы по личному составу.
·         Документы воинского учета: место в номенклатуре дел кадровой службы.
·         Бумажные и электронные документы по личному составу.
2. Сроки хранения кадровых документов и документов по личному составу
·         Как определить срок хранения документа.
·         Федеральный закон № 125-ФЗ и перечни архивных документов.
·         Документы по личному составу, созданные до и после 1 января 2003 года.
·         Сроки хранения отдельных кадровых документов.
·         Постоянные, длительные и временные сроки хранения.
·         С какого момента исчисляется срок хранения.
·         Изменение срока хранения документа.
·         Отметка «ЭПК».
·         Что делать, если срок хранения одного документа определяется несколькими нормативными актами.
·         Типичные ошибки кадровиков при определении сроков хранения.
3. Номенклатура дел кадровой службы на 2027 год
·         Какие кадровые дела необходимо предусмотреть в номенклатуре.
·         Приказы по личному составу: разделение дел с учетом сроков хранения.
·         Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
·         Личные дела работников.
·         Документы по отпускам.
·         Табели учета рабочего времени.
·         Документы по оплате труда.
·         Документы по обучению и повышению квалификации.
·         Документы по охране труда, связанные с работниками.
·         Документы по воинскому учету.
·         Документы по обработке персональных данных работников.
·         Документы по КЭДО.
·         Электронные кадровые дела.
·         Переходящие кадровые дела.
·         Заголовки дел и определение сроков хранения.
·         Проверка кадрового раздела номенклатуры на 2027 год.
4. Личное дело работника: формирование, ведение и архивирование
·         Что такое личное дело.
·         В каких случаях работодатель обязан вести личные дела, а когда это решение работодателя.
·         Локальное регулирование ведения личных дел.
·         Какие документы целесообразно включать в личное дело.
·         Какие документы не следует хранить в личном деле.
·         Персональные данные работника и принцип ограничения состава хранимых документов.
·         Копии паспорта, документов об образовании, семейном положении и других личных документов: основания и риски хранения.
·         Порядок расположения документов в личном деле.
·         Внутренняя опись документов личного дела.
·         Внесение изменений в состав личного дела.
·         Закрытие личного дела после увольнения.
·         Подготовка личного дела к архивному хранению.
·         Почему нельзя объединять личные дела нескольких работников в одно архивное дело.
5. Формирование кадровых документов в дела
·         Приказы по личному составу: правила формирования дел.
·         Документы — основания к приказам.
·         Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
·         Личные карточки работников.
·         Табели учета рабочего времени.
·         Лицевые счета и расчетно-платежные документы.
·         Документы об аттестации работников.
·         Документы о несчастных случаях.
·         Невостребованные подлинные документы работников.
·         Формирование документов одного работника и документов нескольких работников.
·         Разделение документов с различными сроками хранения.
·         Формирование бумажных и электронных кадровых дел.
6. Оформление кадровых дел для архивного хранения
·         Полное и частичное оформление дела.
·         Систематизация документов внутри дела.
·         Подшивка документов.
·         Нумерация листов.
·         Оформление листа-заверителя.
·         Внутренняя опись: для каких кадровых дел она необходима.
·         Оформление обложки.
·         Крайние даты дела.
·         Формирование томов.
·         Исправление ошибок, выявленных при подготовке кадровых документов к архивному хранению.
7. Передача документов по личному составу в архив
·         Когда кадровые документы передаются в архив организации.
·         Какие документы остаются на оперативном хранении в кадровой службе.
·         Подготовка документов к передаче.
·         Опись дел по личному составу.
·         Требования к составлению и оформлению описи.
·         Передача дел из кадровой службы в архив.
·         Проверка дел при приеме.
·         Ответственность кадровой службы и архива за сохранность документов.
·         Использование документов после передачи в архив.
·         Выдача архивных справок, выписок и копий.
8. КЭДО и электронный кадровый архив
·         Электронные кадровые документы как часть документального фонда организации.
·         КЭДО и архивное хранение: где заканчивается кадровый процесс и начинается архивный.
·         Формирование электронных кадровых дел.
·         Электронные трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления и ознакомления работников.
·         Электронные подписи и подтверждение юридической значимости документа.
·         Метаданные кадрового электронного документа.
·         Срок хранения электронного документа и связанных с ним данных.
·         Требования к СЭД и СХЭД.
·         Передача электронных кадровых документов на архивное хранение.
·         Смена информационной системы: сохранение доступности и юридической значимости документов.
·         Конвертация и миграция электронных документов.
·         Уничтожение электронных кадровых документов.
9. Персональные данные в кадровом архиве
·         Соотношение требований законодательства об архивном деле и о персональных данных.
·         Основания хранения персональных данных после увольнения работника.
·         Срок хранения кадрового документа и срок обработки персональных данных.
·         Доступ к личным делам и другим документам по личному составу.
·         Организация конфиденциального хранения.
·         Предоставление документов работнику и третьим лицам.
·         Копирование и выдача архивных документов.
·         Персональные данные в электронном архиве.
·         Уничтожение документов после истечения установленных сроков хранения.
10. Увольнение работника: что кадровику делать с документами
·         Завершение кадрового делопроизводства по работнику.
·         Проверка полноты документов.
·         Закрытие личного дела.
·         Формирование документов по установленным срокам хранения.
·         Подготовка документов к архивированию.
·         Невостребованные трудовые книжки и иные подлинные личные документы.
·         Какие документы нельзя уничтожить после увольнения работника.
·         Передача документов в архив организации.
11. Уничтожение кадровых документов и документов по личному составу
·         Определение истекших сроков хранения.
·         Экспертиза ценности.
·         Участие экспертной комиссии.
·         Акт о выделении документов к уничтожению.
·         Уничтожение бумажных кадровых документов.
·         Уничтожение электронных кадровых документов.
·         Особенности уничтожения документов, содержащих персональные данные.
·         Подтверждение факта уничтожения.
·         Типичные ошибки и ответственность работодателя.
12. Кадровый архив при реорганизации и ликвидации работодателя
·         Что происходит с кадровыми документами при реорганизации.
·         Передача документов правопреемнику.
·         Документы по личному составу при ликвидации работодателя.
·         Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
·         Описи документов по личному составу.
·         Обеспечение сохранности документов работников.
·         Ответственность за утрату документов по личному составу.
 
Ответы на вопросы участников

Регламент семинара: 03 декабря 2026 года с 10:00 по московскому времени
Тестовое соединение: 02 декабря 2026 года с 14:00 -15:00 по московскому времени
Внимание! Данный семинар будет проходить в формате вебинара. Для этого необходимо выйти в указанное время в Интернет по предоставленной ссылке.
Зарегистрироваться Вы можете:
по телефону 8(351) 202-00-81, 8(495) 012-80-81
по электронной почте – study@ekb.uba.ru