Как правильно учесть и списать ГСМ?

Начнем с того, что ГСМ - это топливо и иные сопутствующие ему материалы, за счет которых обеспечивается нормальная работа транспортного средства: бензин, газ, дизель, смазочные материалы, тормозные и охлаждающие жидкости. В связи с этим почти в каждой организации бухгалтер сталкивается с постоянной статьей расходов - топливо, для учета которой обычно открывают отдельный субсчет к счету 10 «Материалы».

Первоначально в учетной политике необходимо прописать порядок учета приобретенного топлива. В этом случае существует два варианта: 

· Водителям выдаются деньги под отчет, на которые они затем покупают бензин на автозаправочных станциях. Оприходование бензина по счету 10 «Материалы» производится на основании предоставленных водителями авансовых отчетов с приложением чеков АЗС;

· Бензин безналичным путем оплачивает сама компания по заключенному договору с какой-либо сетью АЗС. Тем самым в конце месяца компания сможет увидеть, сколько всего бензина было потрачено на нормальное функционирование транспортных средств, а также по какой цене он был куплен. Оприходование приобретенного топлива происходит также на счете 10 «Материалы».

Еще одним важным моментом в учетной политике будет списание ГСМ.

В зависимости от того, каким видом деятельности занимается организация, израсходованный бензин списывают либо на себестоимость продукции (счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы») - для производственных организаций, либо в расходы на продажу (счет 44 «Расходы на продажу») - для торговых организаций по одному из трех существующих на данный момент методов списания материалов:

- по себестоимости каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).

Списание топлива происходит на основании таких подтверждающих документов, как путевые листы, которые в обязательном порядке заполняются водителями. Можно воспользоваться типовым бланком, утвержденным постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, либо разработать свой. В путевых листах должны быть указаны точный маршрут, километраж, а также объем топлива в баке на начало и конец поездки.

Что же касается  учетной политики для целей налогообложения, то здесь стоимость горюче-смазочных материалов в объеме фактических затрат включают либо в материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ), либо относят на прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 кодекса). Однако необходимо помнить, что такие расходы должны быть экономически обоснованными. А для контроля величины расходов, финансовое ведомство рекомендует использовать нормы расхода топлива, которые устанавливаются для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению.

Данные нормативы установлены Минтрансом России, но не обязательны к применению. Такой вывод сделали чиновники из Минфина России в своем письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 «Об учете расходов на приобретение топлива для служебного автомобильного транспорта в случае превышения норм расхода топлива». Поэтому Налоговый Кодекс РФ допускает организациям разработать собственные нормы расходования ГСМ с учетом реальных транспортных условий, а также технического состояния автомобилей.

Для этого необходимо на основании приказа директора компании произвести замеры расхода топлива для каждого транспортного средства и по обслуживающим ими маршрутам. Замеры делает утвержденная приказом руководителя специальная комиссия. Результаты замеров оформляют актом с подписями всех членов комиссии.

По результатам замеров директор компании утверждает внутренние нормы расхода топлива, с которыми в обязательном порядке должны быть ознакомлены водители.

На сегодняшний день увеличился список моделей отечественных и зарубежных автомобилей, для которых предусмотрены нормы расхода топлива. Кроме того, скорректированы повышающие коэффициенты к данным нормам при эксплуатации автотранспорта в городах-миллионниках: в населенных пунктах с численностью свыше 5 млн. человек - до 35%, от 1 млн. до 5 млн. человек - до 25 %.

Обновленные методические рекомендации действуют с 14 июля 2015 г.

Анастасия Татарникова

Ассистент аудитора

ООО "Листик и Партнеры"

08.09.15