Как успешно провести инвентаризацию: правила и подводные камни.

Идет октябрь, то есть опять пора проводить инвентаризацию!  

Федеральным законом № 402-ФЗ " О бухгалтерском учете", а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФустановлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию своих активов и обязательств. Порядок проведения инвентаризации утверждается вместе с учетной политикой организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49.  

Для того чтобы понять насколько важна и необходима данная процедура, необходимо выяснить – что же такое инвентаризация?

Инвентаризация   -   это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Дело в том, что фактически имеющееся у организации имущество может не соответствовать данным бухгалтерского учета. И на это есть свои причины: потеря, кража, пожар и другие непредвиденные ситуации.

Иногда на предприятиях инвентаризацию проводят "для галочки", оформляя бумаги, но не проводя каких-либо пересчетов. Толку от такой инвентаризации – ноль. Но директор (реже собственник) уверен, что про активы организации он и так все знает, а требование закона об обязательной инвентаризации – это пустая формальность.

Однако реальная инвентаризация является одним из самых эффективных методов проверки данных бухгалтерского учета Действительно, эта процедура позволяет с минимальными затратами  выявить допущенные ошибки и злоупотребления.  

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.  

В соответствии с Методическими указаниями, обязательные инвентаризации проводятся:

- При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже или других преобразованиях;

- Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

- При смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- При ликвидации (реорганизации) организации;

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие имущества и обязательств, их состояние и оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на правах собственности, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество.  

В состав имущества входят основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте (на складе или в офисе).  

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организация применяет самостоятельно разработанные ею формы документов, при условии наличия в них обязательных реквизитов. При этом организация вправе применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, если предусмотрит это в своей учетной политике.  

И главное, на чем необходимо заострить внимание – это последовательность и процедура проведения инвентаризации. Так как результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если полностью соблюдена процедура ее проведения.

Процедура проведения состоит из нескольких этапов.

Первый этап  - подготовительный, он включает в себя следующие мероприятия:

– подготовка приказа о проведении инвентаризации;

– формирование инвентаризационной комиссии;

– определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества и т.д.,

Второй этап – непосредственно выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств: получение расписок от материально ответственных лиц; взвешивание, обмеривание, контрольные пересчеты; сверки с контрагентами.

Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Заключительный этап – на этом этапе данные руководитель организации принимает решение о том, как поступить с выявленными излишками и недостачами, о взыскания с виновников и т.п.; кроме того, данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации о фактическом наличии имущества.  

Отметим, что инвентаризация как контрольная процедура может дать организации больший эффект, если она будет произведена в присутствии "стороннего наблюдателя", например представителя от аудиторской компании. Так как цель участия аудитора в проведении инвентаризации - не только выявление соответствия между данными бухгалтерской отчетности    и фактическим наличием материально-производственных запасов, но еще оценка системы внутреннего контроля организации.      

Щапова А.Е.

ООО "Листик и Партнеры Екатеринбург"

08.10.2014г.