Как с 1 апреля изменится порядок обмена электронными счетами-фактурами

1 апреля 2016 года вступит в силу новый порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме (далее — Порядок). Соответствующий приказ Минфина России от 10.11.15 № 174н зарегистрирован в Минюсте России 18.02.16 № 41145. Одно из изменений — счет-фактура считается выставленным (полученным) при наличии подтверждения оператора ЭДО, а извещение о получении счета-фактуры от покупателя станет необязательным. Ныне действующий порядок обмена электронными счетами-фактурами, утвержденный приказом Минфина от 25.04.11 № 50н, будет признан утратившим силу.

ЭСФ подписываются усиленной КЭП

Действующий порядок (утв. приказом Минфина № 50н) предусматривает использование электронной цифровой подписи. Однако, как известно, закон об электронной цифровой подписи утратил силу еще в 2013 году, и сертификаты ЭЦП уже заменили сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП). В связи с этим в новом приказе оговорено, что счета-фактуры должны быть подписаны исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом уточнено: реквизиты (ФИО) подписанта в счете-фактуре должны соответствовать квалифицированной электронной подписи, которой подписан счет-фактура (в приказе Минфина № 50н об этом не сказано).

Таким же способом (усиленной КЭП) заверяются служебные документы, которые создаются в рамках обмена электронными счетами-фактурами. Например, подтверждение оператора о получении счета-фактуры от продавца, извещение покупателя о получении счета-фактуры и другие виды подтверждений и извещений, которые подписываются электронной подписью и хранятся у участников документооборота.

В заявлении участника ЭДО появился еще один пункт

Как и прежде, для участия в электронном документообороте продавцу (покупателю) необходимо:

 получить квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи руководителя или иных уполномоченных лиц;

 оформить и представить оператору ЭДО заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур;

 получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные.

Так вот в заявлении, помимо прочего, участник должен будет отметить, согласен ли он на предоставление сведений другому оператору документооборота для целей оказания услуг в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Извещение о получении счета-фактуры от покупателя станет необязательным

По действующим правилам ЭСФ считается выставленным (полученным), если продавцу (покупателю) поступило подтверждение оператора ЭДО и извещение покупателя о получении счета-фактуры. Согласно новому порядку, счет-фактура считается выставленным (полученным) при наличии подтверждения оператора ЭДО. Положение о том, что необходимо наличие извещения покупателя, исключено.

Уточнен алгоритм действий в ситуациях, когда покупатель не получил счет-фактуру, а продавец — подтверждение оператора ЭДО

Продавец, не получивший подтверждение оператора ЭДО с указанием даты и времени поступления счета-фактуры, должен сообщить об этом оператору, и еще раз отправить ЭСФ в адрес покупателя. При этом в новом Порядке уточняется: если направить файл через оператора ЭДО невозможно, продавец выставляет счет-фактуру в бумажном виде.

Покупатель, не получивший в установленный срок счет-фактуру, должен  проинформировать об этом продавца. И если у продавца есть подтверждение оператора о том, что он направлял счет-фактуру, то продавец и (или) покупатель сообщают об этом оператору ЭДО. В свою очередь оператор повторно направляет покупателю полученный от продавца счет-фактуру. Но если оператор не сможет повторить процедуру, то продавец должен будет сам еще раз направить покупателю счет-фактуру, не изменяя при этом реквизиты. Если на момент повторного направления счета-фактуры необходимо будет внести какие-либо изменения (например, в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру), то счет-фактуру следует направить с исправленными реквизитами.

Учтена отправка универсального передаточного документа

Напомним, что вместо счета-фактуры налогоплательщики  могут использовать универсальный передаточный документ (УПД) со статусом «1». Бланк этого документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@. УПД представляет собой действующую форму счета-фактуры, дополненную обязательными показателями первичных учетных документов. В связи с этим новый порядок обмена ЭСФ предусматривает возможность отправлять не только счета-фактуры, но и «дополнительные сведения к счету-фактуре». То есть разрешает обмениваться в электронном виде не только счетами-фактурами, но и универсальными передаточными документами.

© buhonline.ru