Как заполнить электронный отчет СЗВ-М без ошибок

Постановление Правления ПФР от 31 августа 2016 г. № 432р содержит требования к заполнению отчета СЗВ-М в электронном формате. Документ полезен для работодателей тем, что из него можно узнать, из-за каких ошибок отчет не примут, а какие ошибки не являются основанием для его непринятия.

Отчетность нужно представлять в ПФР ежемесячно по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах», утвержденной постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 года № 83п. Электронный формат данных сведений о застрахованных лицах утвержден распоряжением Правления ПФР от 31 августа 2016 года № 432р.

Согласно этому распоряжению, электронный отчет проверят на ошибки. Форму не примут, если вы допустите такие критичные ошибки:

- чужая электронная подпись;

- неверный ИНН;

- ошибка в регистрационном номере в ПФР;

- отсутствие СНИЛС сотрудника;

- указано только отчество сотрудника;

- сдается дополняющая форма вместо исходной;

- повторно направляется исходная форма;

- указан период раньше апреля 2016 года.

У вас примут отчет, если обнаружат такие некритичные ошибки:

- в фамилии стоят точка или подряд два дефиса;

- в двойной фамилии стоит пробел рядом с дефисом;

- в конце фамилии, имени или отчества стоит дефис;

- ИНН начинается с пробелов;

- в графе с ИНН проставлены одни нули.

Отчитаться в ПФР в электронном виде должны компании, у которых среднесписочная численность работников более 25 человек. У всех остальных компаний есть выбор – сдать ежемесячную отчетность на бумаге или по «электронке». Обратите внимание: На единственного учредителя, который является руководителем организации, необходимо представлять сведения по форме СЗВ-М. Ежемесячную форму нужно представлять, даже если у него отсутствует трудовой или гражданско-правовой договор. При этом отсутствие выплат и иных вознаграждений в его пользу не является основанием для непредставления отчетности (письмо Пенсионного фонда РФ от 6 мая 2016 г. № 08-22/6356).

Сведения на работников нужно сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем. Если последний день срока приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день, то последним днем представления отчетности считается первый следующий за ним рабочий день (письмо ПФР от 7 апреля 2016 г. № 09-19/4844).  Штраф за непредставление ежемесячной отчетности в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения. Так, например, если форма СЗВ-М сдана позже срока, а у страхователя работает 100 человек, то размер штрафа составляет 50 000 рублей (100 чел. × 500 руб.).

Также штрафом в 500 рублей наказывается представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника. Форма СЗВ-М подается и на штатных сотрудников, и на исполнителей по гражданско-правовым договорам, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

© Бухгалтерия.ру