23.11.2026 «Архив организации - итоги 2026 года. Номенклатура дел на 2027 год»

Цель семинара: систематизировать требования к организации архивного хранения документов с учетом Методических рекомендаций ВНИИДАД 2026 года, рассмотреть практику формирования, хранения и уничтожения бумажных и электронных документов и подготовить организацию к составлению номенклатуры дел на 2027 год.

Целевая аудитория: руководители и сотрудники служб делопроизводства, архивов, кадровых служб, секретариатов, специалисты, ответственные за организацию хранения документов и ведение номенклатуры дел.

Программа семинара
1. Архив организации в 2026–2027 годах: нормативная и методическая база
·         Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
·         Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
·         Методические рекомендации ВНИИДАД 2026 года к Правилам Росархива № 77: статус и практическое применение.
·         ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
·         ГОСТ Р 7.0.97-2025 и его применение в делопроизводстве.
·         Какие утратившие силу документы и устаревшие рекомендации больше нельзя использовать в качестве нормативной основы.
·         Что необходимо проверить и актуализировать в локальных документах организации к 2027 году.
·         Риски применения устаревших требований и ответственность за нарушение правил хранения архивных документов.
2. Организация архивного хранения в организации
·         Когда организации необходим архив и обязательно ли создавать отдельное структурное подразделение.
·         Возложение функций по ведению архива на работника организации.
·         Положение об архиве: содержание и актуализация.
·         Какие локальные документы регулируют архивное хранение.
·         Распределение ответственности между службой делопроизводства, структурными подразделениями и архивом.
·         Оперативное и архивное хранение документов.
·         Документы постоянного, длительного и временного сроков хранения.
·         Особенности хранения документов, содержащих персональные данные.
3. Номенклатура дел на 2027 год
·         Номенклатура дел как основа формирования документального фонда организации.
·         Виды номенклатур дел.
·         С чего начать подготовку номенклатуры дел на 2027 год.
·         Анализ действующей номенклатуры: какие дела необходимо исключить, изменить или добавить.
·         Учет изменений структуры и функций организации.
·         Формирование разделов номенклатуры.
·         Индексация дел.
·         Правила составления заголовков дел.
·         Как избежать слишком широких и неконкретных заголовков.
·         Определение сроков хранения документов.
·         Использование типовых и ведомственных перечней документов.
·         Отметка «ЭПК»: что она означает и как применяется.
·         Переходящие дела.
·         Резервные индексы.
·         Включение электронных документов и электронных дел в номенклатуру.
·         Информационные системы и базы данных в номенклатуре дел.
·         Отражение электронного документооборота и СЭД.
·         Документы, содержащие персональные данные, в номенклатуре дел.
·         Оформление итоговой записи.
·         Утверждение номенклатуры и введение ее в действие с нового календарного года.
·         Типичные ошибки при составлении номенклатуры дел.
·         Практический алгоритм проверки номенклатуры дел на 2027 год.
4. Формирование и оформление дел
·         Основные требования к формированию документов в дела.
·         Какие документы можно и нельзя объединять в одном деле.
·         Разделение документов с различными сроками хранения.
·         Формирование дел по хронологическому, предметному и другим признакам.
·         Формирование томов и частей дела.
·         Требования к оформлению дел.
·         Оформление обложки дела.
·         Нумерация листов.
·         Лист-заверитель.
·         Внутренняя опись документов дела: когда она необходима.
·         Особенности формирования и оформления электронных дел.
·         Типичные ошибки структурных подразделений при формировании дел.
5. Экспертиза ценности документов
·         Задачи и этапы экспертизы ценности.
·         Кто проводит экспертизу ценности документов.
·         Критерии оценки документов.
·         Экспертная комиссия организации, создание, полномочия и организация работы. Работа экспертной комиссии.
·         Определение и уточнение сроков хранения.
·         Работа с документами с отметкой «ЭПК».
·         Экспертиза ценности электронных документов.
·         Оформление результатов экспертизы.
·         Связь экспертизы ценности с передачей документов в архив и уничтожением документов.
6. Подготовка и передача документов в архив организации
·         Какие документы подлежат передаче в архив.
·         Сроки передачи документов.
·         Подготовка дел к передаче.
·         Полное и частичное оформление дел.
·         Составление описей дел.
·         Отдельные описи документов постоянного хранения, временного хранения и документов по личному составу.
·         Порядок приема-передачи дел.
·         Что делать, если архив обнаружил ошибки в оформлении дела.
·         Учет поступивших на архивное хранение документов.
7. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
·         Когда документы действительно можно уничтожить.
·         Экспертиза ценности перед уничтожением.
·         Составление акта о выделении документов к уничтожению.
·         Согласование и утверждение документов на уничтожение.
·         Почему истечение срока хранения само по себе не всегда означает возможность немедленного уничтожения.
·         Уничтожение бумажных документов.
·         Уничтожение электронных документов.
·         Уничтожение документов и информации, содержащих персональные данные.
·         Документальное подтверждение уничтожения.
·         Ответственность за преждевременное или неправомерное уничтожение документов.
8. Электронные документы и электронный архив
·         Электронный документ и электронное дело.
·         Формирование электронных дел.
·         Метаданные электронных документов.
·         Требования к хранению электронных документов.
·         СЭД и система хранения электронных документов (СХЭД): в чем различие.
·         Обеспечение юридической значимости электронного документа в течение срока хранения.
·         Форматы долговременного хранения.
·         Передача электронных документов на архивное хранение.
·         Конвертация и миграция электронных документов.
·         Контроль сохранности и воспроизводимости электронных документов.
·         Уничтожение электронных архивных документов.
9. Организация хранения и обеспечение сохранности архивных документов
·         Требования к архивохранилищу.
·         Размещение и учет документов.
·         Обеспечение физической сохранности документов.
·         Контроль наличия и состояния дел.
·         Действия при повреждении, утрате или обнаружении отсутствующих документов.
·         Внеофисное хранение документов.
·         Особенности хранения документов ограниченного доступа и документов, содержащих персональные данные.
·         Организация хранения электронного архива.
 
Ответы на вопросы участников

Регламент семинара: 23 ноября 2026 года с 10:00 по московскому времени
Тестовое соединение: 20 ноября 2026 года с 13:00 -14:30 по московскому времени

Внимание! Данный семинар будет проходить в формате вебинара. Для этого необходимо выйти в указанное время в Интернет по предоставленной ссылке.
Зарегистрироваться Вы можете:
по телефону 8(351) 202-00-81, 8(495) 012-80-81
по электронной почте – study@ekb.uba.ru