Резерв по отпускам право или обязанность?

В бухгалтерском учете формирование резерва по отпускам стало обязательным для всех организаций со вступлением в силу Положения по бухгалтерскому учету "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы" (ПБУ 8/2010), утвержденного Приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н.

Резерв могут не создавать только субъекты малого предпринимательства, за исключением эмитентов публично размещаемых ценных бумаг, а также социально ориентированных некоммерческих организаций.

В бухгалтерском учете резерв по отпускам как и резерв по любым другим оценочным обязательствам  создается с целью равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода.

Что касается налогового учета,  организация вправе выбирать, формировать резерв или нет.

В ПБУ 8/2010 прямо не поименовано, что именно надлежит относить к оценочным обязательствам. Обязательство должно быть признано оценочным и создаваться в бухгалтерском учете при соблюдении определенных условий.

Кратко прокомментируем каждый из критериев, чтобы убедиться, что действительно резерв по отпускам является оценочным обязательством.

Во-первых, в силу положений трудового законодательства у организации существует обязанность перед своими работниками. По истечении шести месяцев непрерывной работы у работника возникает право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а у организации соответственно обязанность предоставить отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114, ст.122 ТК РФ). Избежать исполнения данной обязанности работодатель не может, иначе будет привлечен к ответственности.

Во-вторых, исполнение данного обязательства приведет к определенному оттоку денежных средств, организация выплатит сотрудникам отпускные, т.е. понесет расходы.

В-третьих, величина данного оценочного обязательства – резерва по отпускам может быть обоснованно оценена.

Как именно оценить данное обязательство в российских стандартах бухгалтерской отчетности не закреплено.

Если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности (п.7 ПБУ 1/08).

Соответственно, в части методики формирования резерва у компаний есть свобода выбора. Организация должна разработать свою методику и прописать ее в учетной политике или ином локальном акте организации.

Утвержденная методика формирования резерва служат документальным подтверждением обоснованности оценки резерва. Это позволит избежать вопросов, споров с контролирующими органами.

Подтверждением обоснованности формируемого резерва служит также расчет предстоящих расходов по отпускам. Он может вестись автоматически в программе или рассчитываться вручную. Расчет должен составляться на основании первичных документов, например, положений об оплате труда, штатного расписания, графика отпусков, данных кадрового учета. 

Оценочное обязательство должно быть признано в бухгалтерском учете организации в величине, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для расчетов по этому обязательству.

Основная сумма оценочного обязательства по отпускам рассчитывается как произведение количества неиспользованных всеми сотрудниками организации дней отпусков на конец квартала (по данным кадрового учета) на средний дневной заработок по организации за последние шесть месяцев.

Итак, что именно, необходимо прописать в учетной политике?

Во-первых, надо определиться будете ли вы создавать резерв по каждому сотруднику или по всем сотрудникам в целом. В первом случае для определения резерва для всей организации суммируем резервы по всем работникам.

Во-вторых, необходимо закрепить в учетной политике периодичность отчислений. Существует два варианта:

·        делать периодические отчисления – ежеквартально;

·        создать резерв, исходя из количества «неотгулянных» сотрудниками дней отпуска на конец каждого месяца.

В-третьих, стоит прописать, будете ли вы при формировании резерва основную сумму оценочного обязательства увеличивать на сумму обязательных отчислений в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, на медицинское страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве.

В-четвертых, надо выбрать период за который будет рассчитываться среднедневной заработок и какие выплаты при расчете будут учитываться. На наш взгляд, расчет следует осуществлять с учетом установленной методики расчета среднего заработка.

Таким образом, в настоящее время у организации пока существует право разработать в зависимости от своих возможностей и потребной  наиболее оптимальную для себя методику.

Идеальным вариантом было бы формирование резерва по итогам каждого месяца по всем работникам исходя из количества заработанных ими за этот месяц дней отдыха и среднего заработка. Но это очень трудоемко.

Сейчас создаются программы, позволяющие автоматизировать данный процесс, но это требует дополнительных затрат.

Можно установить в учетной политике для целей бухгалтерского учета создание предстоящих расходов на оплату отпусков в соответствии со ст. 324.1 Налогового Кодекса РФ.

По результатам отчетного периода фактически начисленные суммы отпускных могут расходиться с суммой сформированного резерва за данный год.

Поэтому, по истечении отчетного периода необходимо провести инвентаризацию резерва по отпускам.

По результатам инвентаризации возможны два варианта:

1) отпуск в текущем году не полностью использован работником – сумма резерва на оставшиеся дни переносится на следующий год.

2) выявлен недостаток резерва - необходимо сделать доначисления и  включить их в расходы на оплату труда.

Уточнение производится исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда.

Назаренко Татьяна Александровна

апрель 2015